Nieuws
Staat je organisatie voor de keuze om een nieuw ATS systeem aan te schaffen, of ben je benieuwd of het huidige systeem nog voldoet aan de eisen van de markt? Tijdens de zoektocht naar een Applicant Tracking System (ATS) kom je veel verschillende systemen tegen. Wij zetten de onmisbare functies voor een ATS systeem op een rij voor je.
Het werven van nieuwe mensen voor je eigen organisatie is een tijdrovend proces. De arbeidsmarkt is krap, vacatures staan langer open en recruitment vraagt steeds meer tijd en aandacht. Het hebben van een goed ingericht ATS systeem wordt steeds meer een noodzaak in plaats van een luxe.
Toch is niet elk ATS een goede keuze. Functionaliteiten binnen het systeem maken het verschil tussen een ATS systeem dat bij je organisatie past of niet past. Een ATS systeem moet recruiters helpen om sneller, overzichtelijker en meer grip te krijgen op hun werkzaamheden.
Wij nemen je mee in onmisbare functies van een modern ATS systeem:
Het dashboard binnen het ATS systeem is het startpunt van iedere recruiter. Daarom moet het niet alleen informeren, maar ook activeren. Een onmisbare functie is een duidelijk overzicht van openstaande acties. Denk aan nieuwe sollicitanten die aandacht vragen, lopende procedures en conceptvacatures die klaarstaan voor publicatie.
Door deze acties centraal en overzichtelijk te tonen, ziet een recruiter in één oogopslag welke acties nodig zijn. Recruiters zien bij het inloggen door middel van een notificatiesysteem de gemiste acties en kunnen zo direct actie ondernemen. Geen losse Excel-bestanden, mailboxen of mappenstructuren meer, maar één centraal systeem waarin iedereen werkt. De verantwoordelijke ontvangt per e-mail of notificatie in het systeem een melding wanneer een kandidaat al te lang wacht op een vervolgstap. Dit voorkomt dat sollicitaties blijven liggen en zorgt voor een gestroomlijnd wervingsproces.
De kern van elk ATS systeem ligt bij het opstellen en beheren van vacatures die worden gepubliceerd op de werken-bij website. Daarbij draait het niet alleen om het plaatsen van een vacature, maar vooral om het behouden van overzicht gedurende het hele werving- en selectieproces. Een goed ATS geeft continu inzicht in de status van vacatures, laat per vacature zien welke kandidaten hebben gesolliciteerd en maakt duidelijk in welke fase iedere sollicitant zich bevindt. Voor organisaties met een groot aantal vacatures, teams of afdelingen voorkomt dit onduidelijkheid, vertraging en miscommunicatie.
Niet elke vacature vraagt om hetzelfde sollicitatieproces. Daarom is het belangrijk dat een ATS systeem voldoende flexibiliteit biedt om het proces af te stemmen op de functie of doelgroep.
Pas sollicitatieformulieren per vacature aan en werk met gerichte preselectie- of screeningsvragen. Hiermee kun je vooraf beter sturen op de juiste kandidaten én ruimte bieden voor inclusief werven door formulieren af te stemmen op verschillende doelgroepen. Door relevante vragen toe te voegen, ontstaat er al in een vroeg stadium meer inzicht in geschiktheid, motivatie en beschikbaarheid.
Daarnaast maken preselectievragen het mogelijk om kandidaten automatisch te rangschikken, waardoor recruiters sneller en efficiënter kunnen selecteren. Deze flexibiliteit zorgt voor een beter passend sollicitatieproces, verhoogt de kwaliteit van sollicitaties en verbetert de ervaring voor kandidaten.
Het werving- en selectieproces is zelden de verantwoordelijkheid van één iemand binnen de organisatie. Recruiters, managers en beoordelaars en soms ook marketing & communicatie werken samen binnen hetzelfde ATS systeem, ieder met een eigen rol en verantwoordelijkheid. Juist daarom is een aanpasbaar rollen- en rechten systeem onmisbaar.
Een flexibel ATS maakt het mogelijk om per gebruiker of gebruikersgroep vast te leggen welke onderdelen van het systeem zichtbaar en bewerkbaar zijn. Zo kunnen complexe inrichtingsvraagstukken worden opgelost zonder het proces onnodig ingewikkeld te maken. Denk aan managers die wel inzicht nodig hebben in kandidaten en voortgang, maar geen wijzigingen mogen doorvoeren, of collega’s die alleen betrokken zijn bij specifieke beoordelingsrondes.
Door rollen en rechten op maat in te stellen, blijft het systeem overzichtelijk, veilig en prettig in gebruik. Daarnaast wordt samenwerking gestimuleerd, terwijl regie en verantwoordelijkheid duidelijk belegd blijven. Dat maakt het systeem niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook beter schaalbaar voor organisaties met verschillende afdelingen en werkwijzen.
Een ATS systeem draait niet alleen om het vastleggen van sollicitaties, maar ook om het verkrijgen van inzicht. Data vormt de basis voor betere keuzes en een effectiever recruitmentproces. Een goed ATS biedt daarom duidelijke rapportages over vacatureprestaties, zoals looptijden, vervullingsgraad en bron van sollicitanten.
Met deze inzichten wordt recruitment beter meetbaar en onderbouwd. Je kunt verklaren waarom vacatures langer openstaan, vaststellen welke wervingskanalen daadwerkelijk resultaat opleveren en gericht bijsturen waar dat nodig is. Zo groeit recruitment van een uitvoerende taak naar een strategisch onderdeel van de organisatie.
Goede kandidaten komen vaak vaker dan één keer in beeld. Een ATS systeem zonder talentpoolfunctionaliteit laat daardoor onnodig kansen liggen. Met een goed ingericht ATS is het mogelijk om zelf talentpools aan te leggen en deze gericht te beheren. Kandidaten kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik en verrijkt met talenttags. Zo kan je de talenten eenvoudig segmenteren op basis van bijvoorbeeld regio, ervaringsniveau, functie of vakgebied. Zo kunnen kandidaten snel en gericht opnieuw worden benaderd zodra er een passende vacature ontstaat.
Door structureel met talentpools te werken, bouw je aan een duurzame kandidatenvoorraad. Dit verkort toekomstige wervingstrajecten, vermindert afhankelijkheid van externe kanalen en zorgt ervoor dat waardevolle kandidaten niet verloren gaan na één sollicitatieproces. Kortom, het bespaart je tijd en geld!
Een ATS staat zelden op zichzelf. In de praktijk maakt het deel uit van een breder HR- en recruitmentlandschap. Daarom is het belangrijk dat een ATS-systeem eenvoudig te koppelen is aan verschillende externe systemen. Denk aan HR- en salarissystemen zoals AFAS of Youforce, maar ook aan BI-systemen voor managementinformatie en interne systemen binnen de organisatie. Door deze koppelingen wordt dubbele invoer voorkomen en sluiten recruitment-, HR-processen beter op elkaar aan.
Ook in de dagelijkse praktijk van recruiters spelen koppelingen een grote rol. Zo kan een ATS gekoppeld worden aan agenda’s om gesprekken efficiënt in te plannen of aan websites voor het automatisch publiceren van vacatures. Daarnaast bieden koppelingen met jobmarketing- en multipostingoplossingen de mogelijkheid om vacatures vanuit één systeem door te zetten naar meerdere vacaturebanken, jobboards en socialmediakanalen.
Door externe koppelingen slim in te zetten, fungeert het ATS als centrale schakel tussen systemen, processen en kanalen. Dit vergroot niet alleen het bereik van vacatures, maar zorgt ook voor meer overzicht, efficiëntie en consistentie in het volledige wervingsproces.
Een ATS systeem werkt het meest efficiënt wanneer het naadloos samenwerkt met je eigen werken-bij website. Vacatures worden realtime gepubliceerd en sollicitaties komen direct in het ATS terechtkomen, zonder handmatige tussenstappen. Daarbij is het belangrijk dat de huisstijl en uitstraling consistent blijven en dat kandidaten eenvoudig kunnen solliciteren via een gebruiksvriendelijk formulier. Door zowel het ATS systeem als website, bij dezelfde leverancier af te nemen, bespaar je niet alleen tijd maar ook kosten en flexibiliteit. Minder handmatig werk betekent meer focus op kwaliteit, opvolging en persoonlijk contact in het recruitmentproces.
Organisaties staan nooit stil, en dat geldt ook voor recruitment. Daarom is het belangrijk dat een ATS systeem kan meegroeien met veranderingen binnen de organisatie. Denk aan de behoefte aan nieuwe rapportages, aanvullende functionaliteiten of een uitbreiding naar meerdere organisaties, afdelingen of labels. Of denk aan de komst van AI. Hoe gaat AI het werk landschap van recruiters beïnvloeden? Hoe kan hier op de juiste manier mee omgegaan.
Een toekomstbestendig ATS wordt continu doorontwikkeld, sluit aan op nieuwe inzichten in recruitment en ondersteunt strategische personeelsplanning. Zo blijft het systeem niet alleen vandaag bruikbaar, maar ook op de lange termijn van waarde voor de organisatie.
Een ATS systeem is meer dan een verzameling technische functies. De echte waarde zit in de manier waarop het systeem recruiters ondersteunt in hun dagelijkse werk. Overzicht, gebruiksgemak, inzicht in data, flexibiliteit in processen en goede samenwerking tussen collega’s bepalen of een ATS daadwerkelijk bijdraagt aan succesvol recruitment.
Door bewust te kiezen voor een ATS systeem met deze functies, leg je de basis voor een recruitmentproces dat niet alleen efficiënt is, maar ook meebeweegt met de organisatie en de arbeidsmarkt van vandaag.
Ervaar het zelf. TSF is je vertrouwde partner voor innovatieve recruitmentsoftware.
Of bel ons op: (088) 141 09 09
Het gemak van een Youforce koppeling met je recruitmentsysteem. Maak je recruitmentproces sneller en eenvoudiger door je HR-systeem te koppelen aan je recruitmentsysteem. Met de koppeling tussen…
Effectieve werving en selectie hangt tegenwoordig steeds meer af van data-analyse en inzicht in je recruitmentproces. Rapportages zijn belangrijk voor de P&O’ers om processen te optimaliseren en…
Het gemak van een AFAS koppeling met je recruitmentsysteem. Als recruiter, P&O adviseur of HR medewerker heb je het al druk genoeg, dan zit je er niet op te wachten om gegevens dubbel in te voeren in…