Een ATS systeem is tegenwoordig voor veel organisaties een onmisbaar onderdeel van het recruitmentproces. Maar wat is een ATS precies, hoe werkt het en welke voordelen biedt het voor recruiters, HR-professionals en hiring managers? In dit artikel leggen we uit waar ATS voor staat, hoe een ATS systeem werkt en waar je op moet letten bij het kiezen van recruitment software.
Een ATS systeem (Applicant Tracking System) is software waarmee organisaties het volledige wervings- en selectieproces beheren. Vanuit één centrale omgeving kunnen recruiters vacatures publiceren, sollicitaties verwerken, kandidaten beoordelen en communiceren met sollicitanten.
Een ATS systeem wordt ook wel een recruitmentsysteem, sollicitantenvolgsysteem, recruitment software of werving- en selectiesoftware genoemd.
Het doel van een ATS is om recruitmentprocessen overzichtelijker, efficiënter en minder foutgevoelig te maken.
ATS staat voor Applicant Tracking System. Letterlijk vertaald betekent dit sollicitantenvolgsysteem. De software helpt organisaties bij het beheren van sollicitaties vanaf het moment dat een kandidaat solliciteert tot aan de indiensttreding.
Tegenwoordig doen ATS-systemen veel meer dan alleen sollicitanten volgen. Moderne systemen bieden onder andere:
Een ATS systeem brengt alle onderdelen van recruitment samen in één centrale omgeving. In plaats van losse Excel-bestanden, e-mails en jobboards, werk je vanuit één systeem waarin je het volledige wervings- en selectieproces beheerd.
Van het publiceren van een vacature tot het aannemen van een kandidaat: alle stappen worden binnen het ATS systeem vastgelegd, opgevolgd en inzichtelijk gemaakt voor alle betrokkenen.
Een veelvoorkomend recruitmentproces ziet er als volgt uit:
1. Vacature aanmaken en beheren
Het proces begint met het aanmaken van een nieuwe vacature in het ATS systeem. Hierin leg je onder andere de functietitel, eisen, beschrijving en arbeidsvoorwaarden vast.
2. Vacature publiceren via meerdere kanalen
Zodra de vacature klaar is, wordt deze vanuit het ATS systeem gepubliceerd op verschillende kanalen tegelijk. Denk aan:
Dit kan onder andere via multiposting, waardoor je vacature in één actie op meerdere plekken zichtbaar is.
3. Sollicitaties centraal ontvangen
Alle sollicitaties komen direct binnen in het ATS systeem. Kandidaten worden dus niet handmatig verwerkt in verschillende inboxen of platformen.
4. Kandidaten beoordelen en vergelijken
Recruiters en hiring managers kunnen kandidaten vervolgens eenvoudig bekijken, beoordelen en vergelijken binnen hetzelfde systeem. Vaak is er ruimte voor notities, scores en feedback per kandidaat, waardoor samenwerking tussen verschillende stakeholders verbetert.
5. Communicatie met kandidaten automatiseren
Het recruitmentsysteem ondersteunt het contact met kandidaten gedurende het hele proces. Denk aan:
Hierdoor blijft de candidate experience consistent en professioneel.
6. Planning van gesprekken en selectie
Veel ATS systemen bieden geïntegreerde planningstools waarmee gesprekken direct ingepland kunnen worden. Dit voorkomt heen-en-weer mailen en zorgt voor een sneller selectieproces.
7. Aannemen en doorzetten naar HR-systemen
Zodra een kandidaat wordt aangenomen, kan het ATS systeem de gegevens automatisch doorzetten naar een gekoppeld HR-systeem. Hierdoor start het onboardingproces direct en hoeven gegevens niet opnieuw handmatig te worden ingevoerd.
8. Rapportage en optimalisatie
Tijdens en na het recruitmentproces verzamelt het recruitmentsysteem data over bijvoorbeeld:
Deze inzichten helpen organisaties om hun recruitmentproces continu te verbeteren en beter onderbouwde beslissingen te nemen.
Steeds meer organisaties investeren in recruitment software. Dat is niet zonder reden. De arbeidsmarkt wordt krapper, kandidaten verwachten snelle communicatie en organisaties willen recruitmentprocessen steeds beter kunnen meten.
Een ATS systeem helpt hierbij door processen te automatiseren en inzichtelijk te maken.
De mogelijkheden verschillen per leverancier, maar de meeste moderne ATS-systemen beschikken over:
ATS software verbetert het recruitmentproces voor zowel recruiters als kandidaten. Het bespaart tijd en kosten door processen te automatiseren en zorgt tegelijkertijd voor een soepelere candidate experience.
Door een overzichtelijke en gestroomlijnde sollicitatieprocedure krijgen kandidaten sneller duidelijkheid en een positieve indruk van je organisatie, wat bijdraagt aan een sterker werkgeversimago.
Voor recruiters biedt een ATS grip en overzicht tijdens het hele proces. Dankzij real-time rapportages en dashboards is direct inzichtelijk hoe vacatures presteren, hoeveel sollicitaties er binnenkomen en waar optimalisatie mogelijk is. Hierdoor kan het recruitmentproces continu worden verbeterd op basis van data.
Er zijn tegenwoordig ontelbaar veel verschillende ATS systemen. Door de hoeveelheid systemen is het verwarrend en ingewikkeld om een juist recruitmentsysteem te kiezen. Het is belangrijk om een overwogen beslissing te maken voor een bepaald systeem.
Om een keuze te kunnen maken is het goed om te weten dat er een aantal verschillende types ATS systemen zijn:
Een ATS systeem geeft jouw organisatie veel mogelijkheden om je werving- en selectieproces te verbeteren en vereenvoudigen. Het belangrijkste is dat het ATS systeem past bij de behoeftes van jouw bedrijf. Wanneer jullie de wensen en behoeftes duidelijk op een rij hebben voor jouw bedrijf, kunnen jullie je gaan verdiepen in welk systeem het meest geschikt is.
Gaat jouw organisatie binnenkort recruitment software implementeren en ben je opzoek naar handvatten om dit succesvol te doorlopen? Als ervaren ATS-leverancier voor software vertellen we je in 10 overzichtelijke stappen hoe jij jezelf én de organisatie goed kan voorbereiden!
Vraag de whitepaper: ‘In 10 stappen voorbereid op een ATS implementatie’ kosteloos aan.
Ervaar het zelf. TSF is je vertrouwde partner voor innovatieve recruitment software.
Vraag een demo aanOf bel ons op: (088) 141 09 09
Een ATS systeem (Applicant Tracking System) is software waarmee organisaties hun volledige recruitmentproces beheren. Van het publiceren van vacatures en het ontvangen van sollicitaties tot het communiceren met kandidaten en het aannemen van nieuwe medewerkers. Een ATS wordt ook wel een recruitmentsysteem, sollicitantenvolgsysteem of recruitment software genoemd.
ATS staat voor Applicant Tracking System. Vrij vertaald betekent dit sollicitantenvolgsysteem. Het systeem helpt recruiters, HR-afdelingen en hiring managers om sollicitaties, kandidaten en vacatures centraal te beheren.
Een ATS systeem ondersteunt het volledige wervings- en selectieproces. Denk hierbij aan:
– Vacatures publiceren
– Sollicitaties ontvangen en beheren
– Kandidaten beoordelen
– Communiceren met sollicitanten
– Recruitmentworkflows automatiseren
– Rapportages en analyses maken
– Talentpools beheren
– Koppelingen met HR-systemen en jobboards
Hierdoor wordt recruitment efficiënter, overzichtelijker en minder foutgevoelig.
Organisaties gebruiken een ATS systeem om tijd te besparen, meer overzicht te creëren en het recruitmentproces te professionaliseren. Door repetitieve taken te automatiseren kunnen recruiters zich meer richten op het vinden en spreken van geschikte kandidaten.
Een ATS biedt verschillende voordelen:
– Minder administratieve werkzaamheden
– Kortere doorlooptijd van vacatures
– Betere candidate experience
– Meer overzicht in sollicitaties en vacatures
– Minder kans op fouten
– Centrale opslag van kandidaatgegevens
– Inzichtelijke recruitmentrapportages
– Ondersteuning van AVG-compliance
Er is eigenlijk geen verschil. Een ATS systeem is een vorm van recruitment software. Ook termen als recruitmentsysteem, sollicitantenvolgsysteem en werving- en selectiesoftware worden vaak gebruikt voor dezelfde categorie software.
Een ATS systeem is geschikt voor iedere organisatie die regelmatig vacatures heeft. Zowel mkb-organisaties als grote werkgevers, zorginstellingen, gemeenten, onderwijsinstellingen en commerciële organisaties kunnen profiteren van een efficiënter recruitmentproces.
De kosten van een ATS systeem verschillen per leverancier en zijn afhankelijk van factoren zoals het aantal gebruikers, vacatures, gewenste functionaliteiten en eventuele koppelingen. Veel ATS-systemen werken met een maand- of jaarabonnement.
Het beste ATS systeem is het systeem dat aansluit op de processen, doelstellingen en groeiplannen van jouw organisatie. Let onder andere op:
– Gebruiksvriendelijkheid
– Koppelingen met bestaande systemen
– Rapportagemogelijkheden
– Talentpool-functionaliteit
– Werken-bij website
– Klantondersteuning
– Schaalbaarheid van het platform
Onze tip: vraag altijd meerdere demo’s aan om systemen goed te vergelijken.
Een ATS koppeling zorgt ervoor dat het recruitmentsysteem gegevens kan uitwisselen met andere systemen, zoals HR-software, ERP-systemen, jobboards of een werken-bij website. Hierdoor voorkom je dubbele invoer en worden processen verder geautomatiseerd.
Ja. Moderne ATS-systemen kunnen vaak gekoppeld worden aan HR-systemen zoals AFAS, Youforce. Hierdoor worden gegevens van nieuwe medewerkers automatisch doorgestuurd na indiensttreding.
Een ATS richt zich op recruitment en het wervingsproces. Een HR-systeem richt zich op personeelsbeheer nadat een medewerker in dienst is gekomen. Door beide systemen te koppelen ontstaat een naadloos proces van sollicitatie tot indiensttreding.
Ja. Door automatisering, betere samenwerking, een overzichtelijk proces en het opbouwen van talentpools kunnen vacatures vaak sneller worden ingevuld. Hierdoor daalt de time-to-hire en wordt recruitment efficiënter.
